For decades, medico-legal experts and physicians have handed their dictations to external transcription services. Tippiti turns your dictations into written text the same way – only by AI instead of by a typist. Like a transcription service, Tippiti does not produce its own medical findings, diagnoses or assessments.
In Germany, this was explicitly clarified by the legislator in 2017: the reform of medical professional secrecy (§ 203 StGB) expressly names “transcription work” as a permitted external service. Across the EU, processing by external service providers is governed by the data processor concept under Article 28 GDPR.
How Tippiti works technically – correction[TOOLTIP] Correction at Tippiti means resolving and fixing transcription and dictation errors. [/TOOLTIP], fact-check[TOOLTIP] Fact-check at Tippiti means verifying clearly checkable details in the dictation – proper names, medication names, ICD codes, case numbers, place and postcode combinations, etc. A clinical evaluation of diagnoses or findings is not part of the check. [/TOOLTIP], plausibility-check[TOOLTIP] Plausibility-check means verifying clearly logical errors, to further reduce transcription and dictation errors. [/TOOLTIP] and an independent AI validator[TOOLTIP] A separate verification stage by another model that checks the result against defined error classes – spellings, place/postcode combinations, ICD plausibility, contradictions between sentence parts, etc.
Verified is the consistency of the text, to further reduce transcription errors, not the clinical correctness of diagnoses or assessments. [/TOOLTIP] at the end – is described on the page What problem does Tippiti solve.
When you register, you accept our Data Processing Agreement (DPA) under Article 28 GDPR, including a confidentiality obligation.
Your privacy notice (Article 13 GDPR) must mention external processors – something most practices already do for their practice management software, appointment scheduling or IT maintenance. If there is already a category such as “external service providers”, a service like Tippiti – just like an external transcription service – is usually already covered.
If you use Tippiti as a transcription service, a subprocessing chain is created: your client (for example a medico-legal expert) is the controller, you are the processor, Tippiti is the subprocessor.
You accept the DPA at registration. In Germany, professional secrecy under § 203 StGB then applies throughout the chain – from your client through you to Tippiti. How you coordinate the use with your client is up to you.
Die Nutzung eines Auftragsverarbeiters ist über den Behandlungsvertrag abgedeckt. Es besteht eine Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO, aber wenn Ihre Datenschutzhinweise bereits externe Dienstleister oder Auftragsverarbeiter erwähnen, ist das in der Regel schon erfüllt.
Ein Auftragsverarbeiter verschriftlicht Ihr Diktat – ob das eine Schreibkraft oder eine KI tut, ändert an den rechtlichen Anforderungen nichts. Die § 203-Reform nennt „Schreibarbeiten“ ausdrücklich als zulässige externe Dienstleistung.
Die Reform des § 203 StGB erlaubt die Weitergabe an externe Dienstleister – vorausgesetzt, der Dienstleister wird zur Vertraulichkeit verpflichtet. Genau das regelt unser AVV. Das Gesetz wurde unter anderem für diesen Fall geschaffen.
Ihre Daten werden ausschließlich für die Transkription verwendet. Kein Training von KI-Modellen, keine Weitergabe an unbeteiligte Dritte, Verarbeitung unter Einhaltung der DSGVO. Sie können Diktate jederzeit vollständig löschen.
Die Server-Infrastruktur von Tippiti läuft in zertifizierten Rechenzentren innerhalb der EU. Die Speicherung Ihrer Diktate, Transkripte und Versionsverläufe erfolgt in der EU.
Die KI-Verarbeitung erfolgt durch Sprachmodelle mehrerer Anbieter. Mit jedem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag, die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform. Die aktuellen Anbieter und ihre Verarbeitungsorte sind in Anlage 2 unseres AVV dokumentiert, einsehbar im Kundenbereich.
Aufgrund der Funktionsweise von Tippiti kommen mehrere unabhängige Modelle zum Einsatz. Tippiti arbeitet modell-agnostisch und kombiniert Sprachmodelle führender Anbieter, jeweils ausgewählt nach Eignung für die jeweilige Rolle. Die aktuellen Anbieter sind im AVV (Anlage 2) gelistet.
Alle eingesetzten Anbieter sind vertraglich verpflichtet, Ihre Daten nicht für Trainingszwecke zu nutzen. Tippiti selbst trainiert ebenfalls keine Modelle mit Ihren Daten.
Die Webrecherche wird nicht bei jedem Diktat ausgelöst, sondern gezielt bei einzelnen Sachbegriffen, deren Schreibweise oder Existenz nicht eindeutig aus dem Modellwissen abgleichbar ist – z.B. neue Medikamente, seltene Wirkstoffe, ungewöhnliche Eigennamen, etc.
Übermittelt wird ausschließlich der isolierte Sachbegriff – ohne Diktat-Kontext, Sprecher- oder Auftraggeber-Information oder Patientenbezug. Konkret heißt das: "Carbamazepin" wird gesucht, nicht "Patient nimmt seit drei Jahren Carbamazepin".
Ergänzend zum Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) stellt Tippiti im Kundenbereich eine laufend aktualisierte „Ergänzende Datenschutzinformation“ als PDF zum Download bereit. Sie ist speziell für Datenschutzbeauftragte gedacht und beantwortet die typischen Folgefragen zum AVV.
Das Dokument beschreibt je KI-Subprozessor die Transfergrundlage, den Trainingsausschluss, die menschliche Einsicht, die anbieterseitige Aufbewahrung, die Verschlüsselung und die Zertifizierungen samt Verweisen auf das jeweilige DPA. Außerdem erläutert es Löschung und Nachweis gegenüber Betroffenen sowie die Unterstützung bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung.
Der Download ist im Kundenbereich auf der Seite „Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter“ verfügbar.
Sie haben jederzeit volle Kontrolle: Diktate, Transkripte und alle Versionen können Sie selbst vollständig löschen.
Details zu Aufbewahrung und Löschung nach Vertragsende finden Sie im AVV.
This information is provided for general guidance and does not constitute legal advice. It does not replace individual review by a data protection officer or lawyer. Despite careful research, we cannot guarantee completeness, accuracy or up-to-date status. Our services operate under EU law and are primarily designed for controllers based in the EU; processors and controllers in other jurisdictions should verify local requirements.
Upload a test dictation and see what Tippiti makes of your recording – free of charge, no registration required, no strings attached.